Een webinar voor leden organiseren

dinsdag 7 november 2017

Het webinar wordt regelmatig door ledenorganisaties gebruikt om hun doelgroep te informeren. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer leden van een branchevereniging geïnformeerd moeten worden over belangrijke veranderingen in wet- en regelgeving of andere organisatorische veranderingen. Een webinar is uitermate geschikt om hierover te informeren en tegelijk eventuele vragen te beantwoorden. Maar wat komt er nu allemaal bij zo’n webinar kijken?

Onderwerp kiezen en uitwerken

Allereerst is het belangrijk het onderwerp goed en helder te definiëren. Waar gaat het webinar precies over? En wat willen wij onze leden precies meegeven? Wat moeten zij ervan opsteken? Welke experts worden er ingezet om het verhaal optimaal over te brengen? Het is belangrijk dit te doen voordat er begonnen wordt met de promotie.

Leden attenderen en uitnodigen

Als het onderwerp eenmaal duidelijk gedefinieerd en uitgewerkt is, kan er gestart worden met de promotie van een webinar. De leden moeten natuurlijk nog kennis nemen van het feit dat er überhaupt een webinar gaat plaatsvinden. Er moet dan ook al duidelijkheid zijn over de inhoud van het webinar en de reden waarom leden zouden moeten kijken. Wat missen zij als zij niet kijken?

Landingspagina met inschrijfformulier
Om je in te kunnen schrijven wordt over het algemeen een website ingezet. Er wordt een landingspagina gecreëerd met daarop informatie over het webinar, de inhoud ervan, de sprekers  en natuurlijk een inschrijfformulier. Op deze manier kan goed bijgehouden worden wie geïnteresseerd is in het webinar en kan er in een later stadium gemakkelijk na worden gegaan wie het webinar ook daadwerkelijk heeft gevolgd.

Mailing en reminders
Mailings en reminders versturenAls de landingspagina gereed is, kunnen de leden op de hoogte worden gebracht. Dit kan op verschillende manieren, maar veelal wordt toch de mailing ingezet. Een e-mailuitnodiging naar alle leden, met daarin natuurlijk een goede promotietekst om leden te verleiden zich in te schrijven. Wanneer mensen zich hebben ingeschreven kunnen er, in de periode voor het webinar, reminders via e-mail of sms verstuurd worden, om de aandacht erop te houden.

Voorbereiding webinar

Terwijl de promotie in volle gang is kan er vanuit de organisatie natuurlijk al gestart worden met de voorbereidingen. De presentatie moet voorbereid worden, zowel de inhoud als de vormgeving ervan.

PowerPoint
Wordt er bijvoorbeeld in PowerPoint-presentatie gebruikt om de boodschap te ondersteunen, dan is het belangrijk dat deze ook precies dat doet, ondersteunen. Het webinar moet geen voorleesbeurt worden, maar een PowerPoint kan net het visuele element geven aan hetgeen er verteld wordt. Hierdoor blijft de boodschap bij veel mensen veel beter hangen.

(Online) demonstratie
Misschien moet er wel een soort demonstratie, al dan niet online, ingezet worden. Dit kan het geval zijn als er een nieuwe webomgeving of iets dergelijks gelanceerd is, waar leden over worden geinformeerd. Met een demo kan men de nieuwe omgeving laten zien. Dergelijke demonstraties moeten vooraf goed voorbereid en geoefend worden, zodat dit alles tijdens het webinar vloeiend verloopt. Je wilt niet dat het systeem ineens hapert, of gewoon niet doet wat jij wilt dat het doet tijdens de live uitzending. Het is lastig leden van het nut van een bepaald systeem te overtuigen, als het niet lekker werkt.

Mogelijke vragen voorbereiden
Tot slot moeten er vragen worden voorbereid. Een webinar is namelijk interactief en kijkers, of liever gezegd deelnemers, kunnen ook vragen stellen. Hierop moet dan wel worden geanticipeerd. Welke vragen kunnen wij verwachten? Die vragen moeten vooraf worden voorbereid. Misschien zelfs al wel verwerkt in het webinar, zodat de vragen niet eens meer gesteld worden. Wees in ieder geval voorbereid op vragen van allerlei soorten.

Het webinar zelf

Voorbereiding webinarEn dan is er de dag van het webinar zelf.  De meeste mensen ervaren toch altijd iets van stress of zenuwen. Het is onwennig om een camera op je gericht te krijgen. Ook mensen die gewend zijn voor een publiek te presenteren merken vaak op dat het toch wel anders is. De camera geeft namelijk geen feedback in tegenstelling tot een ‘echt’ publiek.

Neem dus de tijd om ook op de dag zelf je nog even goed voor te kunnen bereiden, om te wennen aan de camera en alle techniek te testen. Dan ga je een stuk relaxter het webinar in en zorg je er ook voor dat er geen informatie wordt vergeten.

Samenvattend

Een webinar is een zeer geschikt middel om leden van de nodige informatie te voorzien, maar het moet hiervoor wel goed voorbereid worden. Zorg er dus voor dat het onderwerp en de inhoud van het webinar helder gedefinieerd zijn. Dat de leden op de juiste wijze op het webinar geattendeerd worden en dat het webinar zelf inhoudelijk goed is voorbereid, dan kun je met een gerust hart live. Deze blog heeft een inkijkje gegeven van de gang van zaken rondom een webinar, maar natuurlijk zijn er nog tal van andere zaken die wellicht geregeld of voorbereid moeten worden. Hou dit in de gaten.