Een webinar in 3 stappen

Een webinar organiseren is niet moeilijk. Het is wel verstandig om tijdig te beginnen met de voorbereidingen van een webinar. In drie stappen leggen we uit hoe jij een succesvol webinar kunt organiseren. Als je voor jouw webinar kiest voor WebinarTV nemen wij je mee in het proces en maken we jouw webinar samen tot een succes.

Nummer 1

Ideevorming & promotie

Planning

Elk webinar begint met een idee. Daarna start de planningsperiode. Plan een webinar ruim van tevoren (bij voorkeur vier tot zes weken voor de uitzendingsdatum). Dit geeft je de tijd om sprekers te regelen en om uitnodigingen te versturen. Daarnaast is het goed om een helder doel voor ogen te hebben. Denk bijvoorbeeld aan:

Vastleggen

Ga jij een webinar organiseren? Neem dan zo snel mogelijk contact op met WebinarTV om de gewenste datum te laten vastleggen. Deze worden dan gereserveerd zodat de studio beschikbaar is. Meteen daarna ontvang je van ons een intakepagina met het verzoek wat informatie te verstrekken zodat wij de inschrijfpagina voor je kunnen aanmaken.

Promotiecampagne

Een webinar organiseren doe je om een boodschap over te brengen op de kijker en om interactie met de kijker te zoeken. Maar hoe kom je aan kijkers? Dat verschilt een beetje, afhankelijk van het doel van de webinar. Organiseer je een webinar om collega's te informeren? Dan zal een interne mail (en een reminder), en vermelding op het intranet waarschijnlijk voldoende zijn. Organiseer je een webinar voor aangesloten leden? Ook dan zullen interne e-mailings en een vermelding op het ledenportaal de juiste communicatiemiddelen zijn. Organiseer je een webinar om aan nieuwe klanten te komen? Dan is het een goed idee om, naast een eigen database, samen te werken met externe mediapartijen. Vergeet ook Social Media niet. Afhankelijk van het doel van de webinar is het raadzaam ruim op tijd te starten met promotie (2 tot 5 weken van tevoren). 

Nummer 2

Webinar organiseren

Praktische voorbereiding

Uiteraard is het van belang dat je goede sprekers (experts) beschikbaar hebt. Zorg ervoor dat de sprekers de uitzenddatum in hun agenda zetten. Mochten de sprekers onverhoopt niet beschikbaar zijn op de uitzenddatum, neemt u dan zo spoedig mogelijk contact met ons op.

Details bepalen

Bij de organisatie van een webinar heb je een aantal keuzes te maken. Hieronder hebben we een selectie gemaakt van een aantal belangrijke keuzes. In de voorbereiding naar het webinar ontvangen wij graag de keuzes zodat wij de nodige voorbereidingen voor de webinar kunnen treffen.

  • Hoeveel sprekers zijn er? 
  • Wil je onze presentator/moderator gebruiken, of zet je liever een eigen moderator in?
  • Welke interactieve modules wil je gebruiken? Vragenformulier, chatbox, poll
  • Wil je het verhaal ondersteunen met een PowerPoint-presentatie?
  • Wil je een live demo van een softwareproduct of website geven?
  • Wil je dat registraties via WebinarTV.nl lopen of gebruik je daarvoor de eigen website?

Als wij deze informatie hebben ontvangen, gaan wij direct aan de slag om een landingspagina met inschrijfformulier aan te maken.

Landingspagina

Via promotieacties komen geïnteresseerden op de landingspagina. Het is belangrijk dat dit een aantrekkelijke en herkenbare pagina wordt die de bezoekers aanspoort om zichzelf in te schrijven voor de webinar. Daarom tonen we op landingspagina's praktische informatie en het inschrijfformulier prominent. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om een logo toe te voegen en een introductietekst te plaatsen. Zodra de pagina gereed is ontvang je een link die je kunt gebruiken in jouw promotiecampagne.

Nummer 3

Uitzending & opvolging

Dag van de uitzending

Bij het organiseren van een webinar gaat het om deze dag: de dag van de uitzending. Alle betrokkenen (sprekers en overige betrokkenen) zijn een uur van tevoren aanwezig in de studio zodat we voldoende tijd hebben om de microfoons op te spelden en de webinar voor te bereiden. Als organisator is het belangrijk dat het verhaal helemaal is voorbereid. Wij zorgen voor professionele begeleiding in de studio.

Webinar studio Hilversum

Na de uitzending

Binnen 1 á 2 werkdagen na de uitzending ontvang je van WebinarTV een lijst met inschrijvingen, deelnemers, vragenlijst, eventuele antwoorden op de polls, chatlog en het videobestand van de opname. Deze informatie helpt je bij het opvolgen de deelnemers.

Voorbeelden

Ga je een webinar organiseren? Bekijk onderstaande video voor een voorbeeld van een webinar vanuit de studio van WebinarTV. 

Impressie van de studio

Bekijk onderstaande video om een impressie te krijgen van onze webinarstudio in Amsterdam. Je krijgt een kijkje achter de schermen en een indruk van onze professionele opstelling.

Informatie

Start vandaag de organisatie van jouw webinar! Je organiseert al een webinar vanaf 995 euro. Neem contact met ons op voor meer informatie.

 020 787 1315
 info@webinartv.nl

Dienstbeschrijving

Download de dienstbeschrijving via onderstaand formulier

Neem contact met mij op

Vul onderstaand formulier in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.