Webinar organiseren
3 eenvoudige stappen
3 eenvoudige stappen
Alhoewel het organiseren van een webinar geen hogere wiskunde is, is voorbereiding wel erg belangrijk. In drie stappen leggen we uit hoe jij een succesvol webinar kunt organiseren.
Elk webinar begint met een idee. Daarna start de planningsperiode. Plan een webinar ruim van te voren (bij voorkeur vier tot zes weken voor de uitzendingsdatum). Dit geeft je de tijd om sprekers te regelen en om uitnodigingen te versturen. Daarnaast is het goed om een helder doel voor ogen te hebben. Denk bijvoorbeeld aan:
Heb je besloten een webinar te organiseren? Neem dan zo snel mogelijk contact op met WebinarTV om de gewenste datum te laten vastleggen. Deze worden dan gereserveerd zodat de studio beschikbaar is. Meteen daarna ontvang je van ons een intakedocument met het verzoek wat informatie te verstrekken zodat wij de inschrijfpagina voor je kunnen aanmaken.
Uiteindelijk organiseer je een webinar voor de kijker. Maar hoe kom je aan kijkers? Dat verschilt een beetje, afhankelijk van het doel van de webinar. Organiseer je een webinar om collega's te informeren? Dan zal een interne mail (en een reminder), en vermelding op het intranet waarschijnlijk voldoende zijn. Organiseer je een webinar voor aangesloten leden? Ook dan zal e-mailing, reminder, vermelding op het ledenportaal (indien aanwezig) de juiste communicatiemiddelen zijn. Organiseer je een webinar om aan nieuwe klanten te komen? Ook dan kan e-mail een goed medium zijn, maar naast bekende contacten is het een goed idee om een stuk extra bereik in te kopen. Misschien wil je deze campagne aanvullen met posts op Social Media? Afhankelijk van het doel van de webinar is het raadzaam ruim op tijd te starten met promotie (2 tot 5 weken van te voren).
Uiteraard is het van belang dat je goede sprekers (experts) beschikbaar hebt. Zorg ervoor dat de sprekers de uitzenddatum in hun agenda zetten. Mochten de sprekers onverhoopt niet beschikbaar zijn op de uitzenddatum, neemt u dan zo spoedig mogelijk contact met ons op.
Bij de organisatie van een webinar heb je een aantal keuzes te maken. Hieronder hebben we een selectie gemaakt van een aantal belangrijke keuzes. In de voorbereiding naar het webinar ontvangen wij graag de keuzes zodat wij de nodige voorbereidingen voor de webinar kunnen treffen.
Als wij deze informatie hebben ontvangen, gaan wij direct aan de slag om een landingspagina met inschrijfformulier aan te maken.
Via promotieacties komen geïnteresseerden op de landingspagina. Het is belangrijk dat dit een aantrekkelijke en herkenbare pagina wordt die de bezoekers aanspoort om zichzelf in te schrijven voor de webinar. Daarom tonen we op landingspagina's praktische informatie en het inschrijfformulier prominent. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om een logo toe te voegen en een introductietekst te plaatsen. Zodra de pagina gereed is ontvang je een link die je kunt gebruiken tijdens de promotiecampagne.
Bij het organiseren van een webinar gaat het om deze dag: de dag van de uitzending. Alle betrokkenen dienen een uur van te voren aanwezig te zijn in de studio zodat we voldoende tijd hebben om de microfoons op te spelden en de webinar voor te bereiden. Als organisator is het belangrijk dat het verhaal helemaal is voorbereid. Wij zorgen voor professionele begeleiding in de studio.
Binnen 1 á 2 werkdagen na de uitzending ontvang je van WebinarTV een lijst met inschrijvingen, deelnemers, vragenlijst, eventuele antwoorden op de polls, chatlog en het videobestand van de opname. Deze informatie helpt je bij het opvolgen de deelnemers.
Lees ook de andere blogs uit deze serie:
Organiseer een Full-service webinar voor 1.395 euro. Download de dienstbeschrijving.
Je organiseert al een full-service webinar vanaf 1.395 euro. Hulp nodig of meer weten? Neem contact met ons op.
Contactformulier