Met behulp van vragen een interactief webinar

dinsdag 19 september 2017

Een van de vele voordelen van een webinar is de mogelijkheid om vragen te stellen. Juist dit zorgt ervoor dat een webinar niet gezien wordt als een medium waarin alleen maar de eigen boodschap gezonden wordt, maar vooral als een interactieve manier om met leden, prospects of klanten te communiceren. Om het vragenstellen tijdens de live uitzending te stimuleren doe je er goed aan om bij de start van het webinar de deelnemers er op te wijzen dat de mogelijkheid aanwezig is om vragen te stellen.

Vragenformulier vs. chatfunctie

Er zijn verschillende manieren om vragen te stellen. Zo kun je gebruik maken van vragenformulieren, waarbij de vraag direct naar de moderator of spreker aan tafel gestuurd wordt. Hierbij zien andere deelnemers de vragen niet, dus kunnen er ook geen side-discussions ontstaan. De vragen kunnen anoniem of met naam gesteld worden.

Er is ook de mogelijkheid om met een chatfunctie de interactiviteit te verhogen. Met een chatfunctie zien andere deelnemers wel wat er gezegd en gevraagd wordt. Dit heeft zo z’n voor- en nadelen. Het grootste voordeel is de interactiviteit. Deelnemers voelen zich nog meer betrokken en zijn ook eerder geneigd om zich in een discussie te mengen of vragen te stellen als zij zien dat anderen dit ook doen. Maar dit is ook direct een valkuil. Een chatfunctie vergroot namelijk het risico op side-discussions en wanneer er geklaagd wordt in een openbare chatfunctie, dan heeft dit uiteraard een negatieve impact op het webinar in z’n geheel. Een moderator zou hier eventueel ingezet kunnen worden om bepaalde vragen direct in de chat te beantwoorden en zo mogelijke discussies in de kiem te smoren.

Hoe om te gaan met vragen tijdens een webinar?

Nu stromen de vragen binnen, maar hoe ga je hiermee om? Hou in ieder geval in je achterhoofd dat er niet zoiets bestaat als “domme vragen”. Het kan wellicht zo zijn dat binnengekomen vragen niet relevant zijn voor dit webinar, maar behandel elke vragensteller met respect zodat zich niet voor het hoofd gestoten voelen. Mocht je bepaalde vragen niet willen behandelen, geef dan aan dat deze om wat voor reden dan ook niet tijdens, maar na de uitzending beantwoord zullen worden. Misschien waren de vragen te persoonlijk, te specifiek of gewoon niet relevant. Bespaar deelnemers de vragen en antwoorden waar zij niet allemaal baat bij hebben.

Veelgestelde vragen voorbereiden voor een webinar

Het kan natuurlijk gebeuren dat er vervelende vragen worden gesteld. Of dat kijkers het webinar gebruiken om hun (on)genoegen te uiten over geleverde diensten of producten. Het webinar is daar niet perse de plek voor, dus je wilt voorkomen dat deze negativiteit te veel tijd in beslag neemt of de aandacht afleidt van het webinar zelf. Gebeurt dit in de chat en is er geen moderator, dan kun je er eigenlijk niets meer tegen doen, behalve de spreker er iets over te laten zeggen. Nu moet negativiteit niet de bovenhand krijgen, maar probeer kritiek ook niet te verbergen. Benoem desnoods dat er een bepaald ongenoegen is en leg het een en ander desnoods uit. Of laat weten dat dit na het webinar zeker de aandacht zal krijgen en er bijvoorbeeld nog contactmomenten zullen volgen.

Wat te doen als er geen vragen zijn?

Wat nu te doen als er geen vragen worden gesteld? Zorg er dan in ieder geval dat er een aantal vragen voorbereidt zijn om tijd te vullen, mocht dit nodig zijn. Dit kunnen bijvoorbeeld de veelgestelde vragen (FAQ) zijn die de afgelopen tijd binnen zijn gekomen bij de klantenservice of via de website.

Zorg niet alleen dat er een lijst met vragen beschikbaar is, maar natuurlijk ook de antwoorden. Zorg dat voor alle voorbereidde vragen en ook de vragen die men verwacht te krijgen een goed en helder antwoord bekend is bij de spreker(s) aan tafel.

Laat zien dat je de kennis hebt

Ben je van plan om binnenkort een webinar te starten, neem dan het belangrijke aspect van live webinars, namelijk de interactiviteit en het vragenstellen, mee in de voorbereiding en zorg dat je op elke (lastige) vraag een antwoord hebt of dat je men kan doorverwijzen naar een website, een klantenservice. Geef ze een telefoonnummer. Hiermee laat je vooral zien dat je kennis van zaken hebt en de vragen en deelnemers serieus neemt en dat is exact waarom mensen jouw webinar zijn gaan volgen.