Intake Webinar Organiseren

Intake

Je gaat via WebinarTV een webinar organiseren. Hartelijk dank voor de opdracht. Wij hebben er zin in! Nu is het tijd om wat praktische zaken af te stemmen. Hiervoor moeten jij en WebinarTV wat informatie uitwisselen. Op deze pagina nemen we je stap voor stap mee in de procedure die nu volgt.

Stap 1: Direct na vastleggen webinar

1a. Aanmaken inschrijfpagina

WebinarTV maakt een inschrijf- en uitzendpagina aan en hiervoor is de volgende informatie nodig:

• Titel webinar;
• Introductie/promotietekst webinar (mag met visuals);
• Namen sprekers;
• Bedrijfsnaam sprekers;
• Optioneel: e-mailadres, telefoonnummer, LinkedIn, foto van sprekers;

Zodra je bovenstaande informatie aan ons kunt uitleveren, ontvangen we dit graag. Wij gaan dan zo snel mogelijk aan de slag met het aanmaken van de inschrijfpagina.

De pagina kan vervolgens gebruikt worden voor de promotie van het webinar. WebinarTV stuurt jou een e-mail zodra de pagina klaar is met de URL zodat jij deze kunt gebruiken in het uitnodigingstraject.

1b. Opties (optioneel)

Als het goed is hebben we al besproken welke opties je graag zou toevoegen aan de webinar, maar hierin kunnen in aanloop altijd nog wijzigingen gewenst zijn. Dat is uiteraard geen probleem, maar geef dit alsjeblieft zo snel mogelijk aan ons door. Onderstaand nog een overzicht van de mogelijkheden:

• Vragenformulier
• Chat
• PowerPoint
• Live (software)demo
• Gebruik van (digitaal) whiteboard
• Call-to-Action op de live pagina
• Gebruik van video's tijdens de live webinar (in PowerPoint of los)
• Gebruik maken van een eigen host in plaats van een host van WebinarTV
• Gebruik van een whitelabel-website in eigen huisstijl*
• Modereren van binnengekomen vragen in een aparte ruimte voordat deze naar de live studio gaan*
• gebruik van Skype, Teams of andere conferencing software voor een spreker op afstand*
• Poll*
• Logo op de desk*
• Mail achteraf met on-demand versie*
• Telefonische helpdesk*
• Extra camera's, technicus etc.*
• Enquête naar deelnemers (inclusief uitnodiging per e-mail)*

*Voor de opties gemarkeerd met een * vragen wij een kleine extra vergoeding. Zie daarvoor de dienstbeschrijving.

Andere wensen? Schroom niet om contact met ons op te nemen om samen te bespreken hoe we dit mogelijk kunnen maken. Wij zijn telefonisch bereikbaar via 020 787 1315 en e-mail: info@webinartv.nl.

1c. Logo op de desk

Wil je gebruik maken van de mogelijkheid van een eigen bedrijfslogo op de desk? Lever ons dan minimaal een week voor de uitzending het logo in een hoge resolutie aan in verband met de levertijd bij de leverancier.

Stap 2: De week vóór de webinar

2a. Telefonisch overleg host en expert(s)

Wanneer er is besloten een host via WebinarTV te gebruiken, is het handig om een aantal dagen voor de webinar telefonisch contact te hebben met de host.

2b. Reminders

WebinarTV verstuurt een aantal dagen én een half uur voorafgaand aan het webinar een reminder via e-mail. Hierin worden de deelnemers nogmaals herinnerd aan de webinar, en klikken ze eenvoudig door naar de uitzendpagina.

Het is mogelijk om een eigen tekst toe te voegen aan de reminders. Zonder verzoek hiervoor verstuurt WebinarTV een eenvoudige reminder met call-to-action naar de webinar.

2c. Moderatie vragen (indien gekozen)

Wanneer je de optie 'moderatie vragen' hebt gekozen, maken we een account aan in het WebinarTV-dashboard, waar jouw moderator de vragen kan inzien, beoordelen en doorsturen naar de live webinar. Wij maken hiervoor een vergaderzaal, aangrenzend aan onze studio, gereed. Wij vragen je om maximaal 3 personen mee te brengen. Dit kan eventueel ook vanaf een eigen locatie.

Heb je niet gekozen voor de moderatie van vragen in een aparte ruimte, maar komen er wel collega’s mee, gewoon omdat zij het leuk vinden eens een webinar in een professionele studio bij te wonen? Ook dan vragen wij om maximaal 3 collega’s mee te brengen.

2d. Dag voor de uitzending

Uiterlijk een dag voor de uitzending ontvangen wij graag de PowerPoint-presentatie, zodat deze de dag van uitzending al klaargezet kan worden door onze technicus. Gebruik je ook instarts (video's), een poll of een demo? Deze gegevens ontvangen we graag los zodat we ook dit kunnen klaarzetten. Je kunt de gevraagde informatie gewoon via e-mail aanleveren.

Stap 3: Dag van de uitzending

3a. Dag van uitzending

De sprekers worden een of twee uur voor het webinar bij de studio verwacht (afhankelijk van de gekozen webinar). De host en/of technicus zal dan inhoudelijk nog de laatste zaken doorspreken met de sprekers. De technicus doet de laatste voorbereidingen, zoals het bepalen van camerastandpunten, testen van geluid/microfoons, doornemen demo en/of PowerPoint-presentatie.

Stap 4: Na de webinar

4a. Eindrapportage

Na de webinar ontvang je van WebinarTV een eindrapportage met daarin een overzicht van de inschrijvers, daadwerkelijke deelnemers, gestelde vragen, chatlog, poll-antwoorden, en sessies.

4b. Opname

WebinarTV plaatst de opname van de live uitzending standaard op de uitzendpagina zodat mensen die de uitzending terug willen kijken via de eerder gecommuniceerde link eenvoudig alsnog de on-demand versie kunnen bekijken, via dezelfde URL. Daarnaast leveren wij de opname uit, zodat je deze op eigen kanalen en de website kunt plaatsen.

Tot slot nog een aantal veelgestelde vragen:

Locatie

WebinarTV is onderdeel van RIFF. De webinar vindt plaats in de studio van RIFF te Amsterdam.

Adres: Joan Muyskenweg 22, 1096 CJ te Amsterdam

Parkeren: Parkeren kan openbaar. Dit kost de eerste 3 uur slechts 10 cent per uur. Wij adviseren het gebruik van een parkeerapp.

Openbaar vervoer: Onze studio is op ongeveer 8 minuten lopen van metrostation Overamstel gevestigd. 

Eenmaal in ons pand Johnny River: Je kunt bij binnenkomst via de hoofdingang direct doorlopen naar de liften. Ga dan naar etage 3 en vervolgens naar links. Daar hebben wij een eigen receptie. Meld je hier even aan bij onze receptie.

Welk formaat moet mijn PowerPoint-presentatie zijn?

Mocht er gebruik worden gemaakt van een PowerPoint-presentatie, dan vragen wij u om deze in breedbeeld formaat (16:9) te maken. Dit voorkomt dat er zwarte balken links en rechts in de presentatie verschijnen. Als je een recente versie van PowerPoint gebruikt is dit standaard.

LET OP! Het formaat moet voorafgaande aan de creatie van de presentatie worden gekozen! Wanneer achteraf het formaat wordt gewijzigd, dan kan dit teksten en afbeeldingen (ook logo’s in dia-modellen) vervormen. Bij moderne versies van PowerPoint staat het formaat standaard goed ingesteld.

Om het formaat aan te passen klik je in PowerPoint op het tabblad ‘Ontwerpen’ en vervolgens op ‘Diagrootte’ (zie ook onderstaande afbeelding). 

Het gebruik van Prezi wordt afgeraden.

Welke kleding moet ik aandoen?

Wij maken in onze studio gebruik van dasspeldmicrofoon. Zie ook de afbeelding hieronder. Wij vragen je om rekening te houden bij de keuze voor bepaalde kledingstukken en/of sieraden. Zo kunnen sjaals bijvoorbeeld de microfoon bedekken en kunnen kettingen, oorbellen of armbanden hinderlijk rinkelen. Ook heeft het de voorkeur om geen overhemden met ‘dichte/kleine ruitjes of streepjes’ aan te trekken, aangezien deze op beeld kunnen gaan ‘dansen’ (moiré-effect).

Impressie

Bekijk onderstaande impressie om een indruk te krijgen van de webinardienst.