Intake

Je gaat via WebinarTV een webinar organiseren. Hartelijk dank voor de opdracht. Wij hebben er zin in! Nu is het tijd om wat praktische zaken af te stemmen. Hiervoor moeten jij en WebinarTV wat informatie uitwisselen. Op deze pagina nemen we je stap voor stap mee in de procedure die nu volgt.

Stap 1: Direct na vastleggen webinar

1a. Aanmaken inschrijfpagina

WebinarTV maakt een inschrijf- en uitzendpagina aan en hiervoor is de volgende informatie nodig:

  • Titel webinar;
  • Introductie/promotietekst webinar (mag met visuals);
  • Namen sprekers;
  • Foto’s sprekers;
  • Bedrijfsnaam sprekers;
  • Optioneel: e-mailadres, telefoonnummer, LinkedIn van sprekers;

Zodra je bovenstaande informatie aan ons kunt uitleveren, ontvangen we dit graag. Wij gaan dan zo snel mogelijk aan de slag met het aanmaken van de inschrijfpagina.

De pagina kan vervolgens gebruikt worden voor de promotie van het webinar. WebinarTV stuurt jou een e-mail zodra de pagina klaar is met de URL zodat jij deze kunt gebruiken in het uitnodigingstraject.

1b. Opties (optioneel)

Als het goed is hebben we al besproken welke opties je graag zou toevoegen aan de webinar, maar hierin kunnen in aanloop altijd nog wijzigingen gewenst zijn. Dat is uiteraard geen probleem, maar geef dit alsjeblieft zo snel mogelijk aan ons door. Onderstaand nog een overzicht van de mogelijkheden:

  • Vragenformulier
  • Chat
  • PowerPoint
  • Live (software)demo
  • Gebruik van (digitaal) whiteboard
  • Call-to-Action op de live pagina
  • Gebruik van instarts (video's die getoond worden tijdens de webinar)
  • Gebruik maken van een eigen host in plaats van een host van WebinarTV
  • Gebruik van een whitelabel-website in eigen huisstijl*
  • Modereren van binnengekomen vragen in een aparte ruimte voordat deze naar de live studio gaan*
  • Skype interview*
  • Poll*
  • Logo op de desk*
  • Mail achteraf met on-demand versie*
  • Telefonische helpdesk*
  • Extra camera's, technicus etc.*
  • Enquête naar deelnemers (inclusief uitnodiging per e-mail)*

*Voor de opties gemarkeerd met een * vragen wij een kleine extra vergoeding.

Andere wensen? Schroom niet om contact met ons op te nemen om samen te bespreken hoe we dit mogelijk kunnen maken. Wij zijn telefonisch bereikbaar via 035 698 2690 en e-mail: info@webinartv.nl.

1c. Logo op de desk

Wil je gebruik maken van de mogelijkheid van een eigen bedrijfslogo op de desk? Lever ons dan minimaal een week voor de uitzending het logo in een hoge resolutie aan in verband met de levertijd bij de leverancier.

Stap 2: De week vóór de webinar

2a. Telefonisch overleg host en expert(s)

Wanneer er is besloten een moderator via WebinarTV in te huren, zal deze enige tijd voor het webinar telefonisch contact opnemen om het webinar door te spreken.

2b. Reminders

Wanneer er gekozen is om de inschrijvingen bij WebinarTV binnen te laten komen, zal er een aantal dagen én een half uur voorafgaand aan het webinar een reminder via e-mail verstuurd worden. Hierin worden de deelnemers nogmaals herinnerd aan de webinar, en dan met name de datum, tijd en de link waar ingelogd kan worden.

Het is mogelijk om een eigen tekst toe te voegen aan de reminders. Zonder verzoek hiertoe verstuurt WebinarTV een cleane versie met daarin de praktische informatie.

2c. Moderatie vragen in een aparte ruimte (indien gekozen)

Wanneer je de optie 'Moderatie vragen' hebt afgenomen om de vragen in een aparte ruimte naast de studio te kunnen modereren voordat deze naar de live set gaan en aan de expert worden gesteld, maken wij een aparte ruimte gereed om de vragen te kunnen beoordelen en door te sturen. Wij vragen je om maximaal 3 personen mee te brengen om de vragen te modereren.

Heb je niet gekozen voor de moderatie van vragen in een aparte ruimte, maar komen er wel collega’s mee, gewoon omdat zij het leuk vinden eens een webinar in een professionele studio bij te wonen? Ook dan vragen wij om maximaal 3 collega’s mee te brengen.

2d. Dag voor de uitzending

Uiterlijk een dag voor de uitzending ontvangen wij graag de PowerPoint-presentatie, zodat deze de dag van uitzending al klaar staat voor de regie. Gebruik je ook instarts (video's), een poll of een demo? Deze gegevens ontvangen we ook graag van te voren zodat we een en ander klaar kunnen zetten voor jouw komst.

Stap 3: Dag van de uitzending

3a. Dag van uitzending

De sprekers worden een uur voor het webinar bij de studio verwacht. De host zal dan inhoudelijk nog de laatste zaken doorspreken met de sprekers. De technici doen de laatste voorbereidingen, zoals het bepalen van camerastandpunten, testen van geluid/microfoons, doornemen demo en/of PowerPoint-presentatie.

Stap 4: Na de webinar

4a. Eindrapportage

Na de webinar ontvang je van WebinarTV een eindrapportage met daarin een overzicht van de inschrijvers, daadwerkelijke deelnemers, gestelde vragen, chatlog, poll-antwoorden, en sessies.

4b. Opname

WebinarTV plaatst de opname van de live uitzending standaard op YouTube zodat mensen die de uitzending terug willen kijken via de eerder gecommuniceerde link eenvoudig alsnog de on-demand versie kunnen bekijken. Daarnaast leveren wij de ruwe opname uit, zodat je deze op eigen kanalen en de website kunt plaatsen.

Tot slot nog een aantal veelgestelde vragen:

Waar is de studio?

WebinarTV is onderdeel van RIFF. De webinar vindt plaats in de studio van RIFF te Amsterdam. 

Het adres is: Joan Muyskenweg 22, 1096 CJ te Amsterdam

 

Welk formaat moet mijn PowerPoint-presentatie zijn?

Mocht er gebruik worden gemaakt van een PowerPoint-presentatie, dan vragen wij u om deze in breedbeeld formaat (16:9) te maken. Dit voorkomt dat er zwarte balken links en rechts in de presentatie verschijnen.

LET OP! Het formaat moet voorafgaande aan de creatie van de presentatie worden gekozen! Wanneer achteraf het formaat wordt gewijzigd, dan kan dit teksten en afbeeldingen (ook logo’s in dia-modellen) vervormen. Bij moderne versies van PowerPoint staat het formaat standaard goed ingesteld.

Om het formaat aan te passen klik je in PowerPoint op het tabblad ‘Ontwerpen’ en vervolgens op ‘Diagrootte’ (zie ook onderstaande afbeelding). afbeelding powerpoint

Welke kleding moet ik aandoen?

Wij maken in onze studio gebruik van dasspeld of reversmicrofoon. Zie ook de afbeelding hieronder. Wij vragen je om rekening te houden bij de keuze voor bepaalde kledingstukken. Zo kunnen sjaals bijvoorbeeld de microfoon bedekken en kunnen kettingen, oorbellen of armbanden hinderlijk rinkelen. Ook heeft het de voorkeur om geen overhemden met ‘dichte/kleine ruitjes of streepjes’ aan te trekken, aangezien deze op beeld kunnen gaan ‘dansen’ (moiré-effect).

afbeelding Moire1   afbeelding Moire2

Contactgegevens

Heb je hulp nodig of wil je nog meer weten?

Neem dan vooral contact met ons op!

 035 698 26 90
 info@webinartv.nl
Contactformulier

Hartelijk dank voor uw bericht. Wij nemen zo spoedig mogelijk contact met u op.