Intake

Je gaat via WebinarTV een webinar of online event organiseren. Hartelijk dank voor de opdracht. Wij hebben er zin in! Nu is het tijd om wat praktische zaken af te stemmen. Hiervoor moeten jij en WebinarTV wat informatie uitwisselen. Op deze pagina nemen we je stap voor stap mee in de procedure die nu volgt.

Stap 1: Direct na vastleggen webinar of online event

1a. Aanmaken inschrijfpagina

WebinarTV maakt een inschrijf- en uitzendpagina aan en hiervoor is de volgende informatie nodig:

  • Titel webinar of event;
  • Introductie/promotietekst webinar (mag met visuals);
  • Namen sprekers;
  • Bedrijfsnaam sprekers;
  • Optioneel: e-mailadres, telefoonnummer, LinkedIn, foto van sprekers;

Zodra je bovenstaande informatie aan ons kunt toesturen, ontvangen we dit graag. Wij gaan dan zo snel mogelijk aan de slag met het aanmaken van de inschrijfpagina.

Heeft jouw event een programma met meer sessies?

Dan ontvangen we graag per sessie de genoemde informatie. Je ontvangt van ons dan in principe voor elke sessie een aparte link, en eventueel een totaalinschrijfformulier zodat jouw doelgroep zich makkelijk voor een of meerdere sessies kan inschrijven. 

Heb je gekozen voor een whitelabel-website voor jouw event?

Dan maken we een dedicated event-omgeving aan met alle content netjes op een centrale plek. Voor de layout gebruiken we als basis jouw bedrijfswebsite. Specifieke wensen? Laat het ons weten, en/of lever onderstaande visuals aan: 

Afmetingen:

Logo: 58 pixels hoog, breedte variabel
Header: 1920×1080 pixels. Let op: de header afbeelding dient ter decoratie. Op verschillende schermresoluties zal een verschillend deel van de afbeelding worden getoond. Er wordt tekst op de afbeelding getoond (titel van de sessie)

De pagina kan vervolgens gebruikt worden voor de promotie van het webinar of online event. WebinarTV stuurt jou een e-mail zodra de pagina klaar is met de URL zodat jij deze kunt gebruiken in het uitnodigingstraject.

Stap 2: De week vóór de webinar

2a. Telefonisch overleg ter voorbereiding

Een aantal dagen voordat we live gaan is het handig om een korte telefonische afspraak in te plannen om de details nog een keer door te spreken. Dit gesprek zal plaatsvinden met onze technicus.

2b. Reminders

WebinarTV verstuurt een dag én een half uur voorafgaand aan het webinar of online event een reminder via e-mail. Hierin worden de deelnemers nogmaals herinnerd aan hun inschrijving en klikken ze eenvoudig door naar de uitzendpagina.

Het is mogelijk om een eigen tekst toe te voegen aan de reminders. Zonder verzoek hiervoor verstuurt WebinarTV een eenvoudige reminder met call-to-action naar de webinar.

2c. Moderatie vragen (indien gekozen)

Wanneer je de optie 'moderatie vragen' hebt gekozen, maken we een account aan in het WebinarTV-dashboard, waar jouw moderator de vragen kan inzien, beoordelen en doorsturen naar de live webinar. De moderator(en) zitten bij voorkeur in een aangrenzende ruimte naast de set.

2d. Dag voor de uitzending

Uiterlijk een dag voor de uitzending ontvangen wij graag de PowerPoint-presentatie, zodat deze de dag van uitzending al klaargezet kan worden door onze technicus. Gebruik je ook instarts (video's), een poll of een demo? Deze gegevens ontvangen we graag los zodat we ook dit kunnen klaarzetten. Je kunt de gevraagde informatie gewoon via e-mail aanleveren bij jouw contactpersoon.

Gaan we op de dag van de uitzending live in de ochtend?

Dan bouwen we graag al een dag van te voren de mobiele set op in de besproken ruimte, en testen we alles, zodat we de dag van de uitzending relaxt kunnen toewerken naar het moment van live gaan.

Stap 3: Dag van de uitzending

3a. Dag van uitzending

Vandaag gaan we live! We komen al in de ochtend op de afgesproken locatie, zodat we voldoende tijd hebben om alle apparatuur uit te pakken en de set op te bouwen. Na een kennismaking, hoef je hier verder niet bij aanwezig te blijven. Vanaf 2 uur voor aanvang hebben we graag alle betrokkenen en sprekers op de set. We starten dan met de laatste voorbereidingen met elkaar, en zorgen voor een duidelijke instructie. De technicus doet de laatste voorbereidingen, zoals het bepalen van camerastandpunten, testen van geluid/microfoons, doornemen demo en/of PowerPoint-presentatie.  Met name de gene die het webinar zal hosten is belangrijk in deze voorbereidingstijd.

Stap 4: Na de webinar

4a. Eindrapportage

Na de webinar of het online event ontvang je van WebinarTV een eindrapportage met daarin een overzicht van de inschrijvers, daadwerkelijke deelnemers, gestelde vragen, chatlog, poll-antwoorden, en sessies. Uiteraard sturen we deze gegevens volledig AVG-proof.

4b. Opname

WebinarTV plaatst de opname van de live uitzending standaard op de uitzendpagina zodat mensen die de uitzending terug willen kijken via de eerder gecommuniceerde link eenvoudig alsnog de on-demand versie kunnen bekijken, via dezelfde URL. Daarnaast leveren wij de opname uit, zodat je deze op eigen kanalen en de website kunt plaatsen.

Tot slot nog een aantal veelgestelde vragen:

Welk formaat moet mijn PowerPoint-presentatie zijn?

Mocht er gebruik worden gemaakt van een PowerPoint-presentatie, dan vragen wij u om deze in breedbeeld formaat (16:9) te maken. Dit voorkomt dat er zwarte balken links en rechts in de presentatie verschijnen. Als je een recente versie van PowerPoint gebruikt is dit standaard.

LET OP! Het formaat moet voorafgaande aan de creatie van de presentatie worden gekozen! Wanneer achteraf het formaat wordt gewijzigd, dan kan dit teksten en afbeeldingen (ook logo’s in dia-modellen) vervormen. Bij moderne versies van PowerPoint staat het formaat standaard goed ingesteld.

Het gebruik van Google Presentation of Prezi bevelen we niet aan. We hebben te alle tijden een 'offline' bestand nodig.

Om het formaat aan te passen klik je in PowerPoint op het tabblad ‘Ontwerpen’ en vervolgens op ‘Diagrootte’ (zie ook onderstaande afbeelding). afbeelding powerpoint

Welke kleding moet ik aandoen?

Wij maken gebruik van dasspeldmicrofoons. Zie ook de afbeelding hieronder. Wij vragen je om rekening te houden bij de keuze voor bepaalde kledingstukken en/of sieraden. Zo kunnen sjaals bijvoorbeeld de microfoon bedekken en kunnen kettingen, oorbellen of armbanden hinderlijk rinkelen. Ook heeft het de voorkeur om geen overhemden met ‘dichte/kleine ruitjes of streepjes’ aan te trekken, aangezien deze op beeld kunnen gaan ‘dansen’ (moiré-effect).

afbeelding Moire1   afbeelding Moire2

Veelgestelde vragen

Scroll naar onder voor PowerPoint- en kledingtips.

Contactgegevens

Heb je hulp nodig of wil je nog meer weten? Neem contact met ons op!

 020 787 1315
 info@webinartv.nl
Neem contact met mij op

Vul onderstaand formulier in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.